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août 10, 2018

Les données intégrées au service de la gestion des contrats

Les données intégrées au service de la gestion des contrats

Si les contrats sont les fondations des relations commerciales, les données intégrées s’imposent comme les étais qui soutiennent ces contrats inter-entreprises. Vous avez sûrement déjà entendu quelqu’un dire : « Ce contrat n’a aucune valeur ». C’est particulièrement vrai en ce qui concerne les données sur lesquelles ces documents reposent.
La gestion des contrats sur une plateforme intégrée utilisant une source unique de données vérifiées sera donc un atout de taille pour les entreprises souhaitant maximiser l’utilité de leurs contrats. En plus d’accélérer la création des contrats (par exemple, les champs peuvent être pré-remplis avec les données du système), elle donne une vue détaillée sur l’utilisation des données contractuelles dans d’autres processus (appel d’offres, gestion des informations fournisseurs, commande etc.). Cela permet de renforcer les relations commerciales et d’aider les entreprises à tirer pleinement parti des contrats qu’elles négocient. Mais cette intégration peut également améliorer la gestion des risques, mettre en lumière de nouvelles opportunités financières et maximiser l’efficacité des processus.

Données intégrées = risques limités.

Dans le cadre de la gestion des risques, il faut faire confiance certes, mais il faut également faire les vérifications nécessaires, surtout auprès des prestataires tiers. Connaissez-vous suffisamment vos fournisseurs, prestataires et sous-traitants ? Avec une source unique de données de référence et métadonnées intégrées, vous savez que les contrats que vous créez contiennent des informations correctes à propos de toutes les parties concernées. Dans le cas des fournisseurs, c’est particulièrement vrai si votre solution de gestion des fournisseurs est intégrée à la même plateforme Cloud.

Il est également vital de disposer de données à jour dans le cadre de la gestion des contrats afin d’assurer votre conformité : les contrats doivent être alignés sur les dernières exigences réglementaires et sectorielles. Des études menées par des cabinets comme Aberdeen ont montré que ces systèmes pouvaient améliorer la conformité de 55 %. Cela concerne aussi la conformité des dépenses.

Données intégrées = opportunités financières.

Limiter les risques à l’aide de l’intégration des données contractuelles est une chose, mais identifier et réaliser des économies ou mettre en lumière des opportunités de revenus en est une autre. Dans le cadre de la gestion des dépenses, l’intégration des données achats aux contrats limite les dépenses imprévues tout en permettant aux équipes de trouver des modalités contractuelles avantageuses (réductions, obligations, etc.).

Les recherches réalisées par la société d’analyse Ardent Partners montrent que les entreprises qui adoptent de bonnes stratégies digitales (avec des processus automatisés, des workflows intégrés, des outils de collaboration et d’autres fonctionnalités avancées) peuvent améliorer leur gestion des dépenses de 49 % par rapport aux autres entreprises utilisant Excel ou des solutions non intégrées.

En plus de limiter les risques, l’intégration des données fournisseurs aux contrats permet de renforcer les relations. Les entreprises s’appuient de plus en plus sur des prestataires externes, car elles ont besoin de compétences, de connaissances et de capacités spécialisées. En créant des contrats axés sur le partage de la réussite avec les tiers, elles peuvent renforcer leur potentiel d’innovation, augmenter leur part de marché et booster leurs revenus.

Données intégrées = processus bien géré.

Les gestionnaires des contrats (généralement le service juridique) sont souvent perçus comme lents. Les solutions de gestion des contrats offrant des fonctionnalités en libre-service et des données intégrées à une plateforme Cloud accélèrent sensiblement le processus de création de contrats. Si de nombreuses entreprises voient encore ces solutions comme un simple référentiel (il est vrai que de nombreuses solutions en sont encore à ce stade), la possibilité de permettre aux collaborateurs de lancer eux-mêmes la création de contrats d’achats ou de ventes peut générer des avantages considérables.

Les données intégrées sont une sorte de barrière de sécurité : les modèles, clauses et workflows sont directement intégrés au système, tout comme les procédures de validation. Ce gain d’efficacité peut par exemple multiplier les opportunités avec les fournisseurs et accélérer leur référencement ainsi que les cycles de vente. Pour les équipes juridiques, l’accessibilité et la visibilité à 360° sur tous les contrats à tout moment facilitent la surveillance et le reporting.

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