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Gestion des Contrats

Blackhawk Network
Success Story: Gestion des Contrats

Contexte

Blackhawk, leader mondial de solutions digitales de paiements et autres services tels que les cartes cadeaux et cartes fidélités, est une entreprise dynamique qui connaît une croissance exponentielle. Suite au développement de son activité principale (les eCadeaux), à des acquisitions et à son introduction en bourse en 2013, la société souhaitait optimiser la gestion de ses contrats dans un environnement mondial fortement réglementé.

Problématiques

Arrivant au terme de leur contrat avec leur précédent éditeur, Blackhawk recherchait une solution innovante pour permettre à ses 35 utilisateurs juridiques et financiers de gérer plus de 10 000 contrats internationaux. Avant la mise en place de la Plateforme Cloud Determine, Blackhawk était confronté à de nombreuses contraintes:

  • La gestion des avenants
  • La gestion limitée des métadonnées (ex: le titre d’un contrat, sa date de création, les mots-clefs utilisés dans le contrats, le gestionnaire du contrat…)
  • La fonctionnalité de reporting peu performante
  • Pas de PDF avec la reconnaissance optique des caractères (OCR)
  • La gestion pas toujours claire des relations contrats cadres/contrats d’application
  • La définition de SLA ou de données métriques

Notre précédente solution nous permettait uniquement le stockage de documents. Nous avions besoin de pouvoir créer des rapports intelligents nous précisant les dates d’expiration, l’emplacement et les exceptions contractuelles.
— Bob Golish, Vice-Président du service juridique – Blackhawk

Solutions

Determine s’est démarqué grâce à son interface utilisateur intuitive et conviviale rapidement adoptée par les utilisateurs de Blackhawk.

Determine proposait un grand nombre de fonctionnalités prêtes à l’emploi dont nous avions besoin, comme par exemple la création d’alertes et de notifications nous signalant l’expiration des contrats dans les 30-90 prochains jours.
Nikki Butler, Business System Analyst II – Blackhawk

Après avoir effectué un nettoyage des métadonnées liées à leurs contrats, Blackhawk a migré vers la solution de Gestion des Contrats Determine.

Résultats

Un an après le lancement de la Solution de Gestion des Contrats intégrée à la Plateforme Cloud Determine, Blackhawk a pu atteindre ses objectifs stratégiques:

  • Mieux gérer les audits et le contrôle interne : avec la fonctionnalité de workflow avancée contribuant au processus de validation SOX, les équipes juridiques n’ont plus besoin de s’appuyer sur les e-mails pour démontrer leur conformité.
  • Pouvoir tirer parti des contrats et du reporting par catégorie : la société peut désormais gérer les relations contrats cadres/contrats d’application les plus complexes, avec par exemple un client disposant de 400 sites ayant chacun des contrats individuels.
  • Gérer les contrats de manière décentralisée à l’international : l’entreprise peut s’appuyer sur la Contrathèque pour gérer ses contrats hors des États-Unis, notamment en Allemagne, en Australie, au Brésil, au Canada, en France, au Japon, au Mexique et au Royaume-Uni, à l’aide de contrats multilingues adaptés à chaque région. Grâce aux fonctionnalités de recherche plein-texteet de reporting par pays, le système permet à l’équipe internationale en plein développement de gagner du temps et d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin, sans avoir à attendre la réponse du bureau des États-Unis.

Grâce à la bonne gestion des métadonnées, la solution de Gestion des Contrats de Determine permet également de gérer les exceptions lorsque le langage juridique n’est pas respecté.

Depuis sa mise en place il y a quelques années, la solution reste principalement utilisée par les équipes juridiques et financières. Suite aux nombreuses fusions-acquisitions réalisées par Blackhawk (quatorze depuis le déploiement de Determine), le nombre d’utilisateurs continue d’augmenter.

Encouragée par ces premiers résultats, Blackhawk prévoit de charger davantage de contrats dans l’outil et de bénéficier de nouvelles fonctionnalités comme la création de contrats et la validation de demandes.

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