Cas Clients

Procure-to-Pay

Vivadour
Success Story: Procure-to-Pay

Objectifs

  • La digitalisation des processus achats complexes du groupe
  • La structuration de la fonction achats
  • La recherche de productivité
  • Le référencement fournisseurs, analyse de la performance et gestion des risques

Problématiques

En 2006, la direction générale de Vivadour a émis la volonté de digitaliser ses processus achats et de gérer ses catégories d’achats à la fois centralisées et décentralisées. Avant la mise en place de Determine, le groupe ne bénéficiait d’aucun outil informatique pour la gestion de ses achats et devait trouver une solution capable de répondre à sa complexité organisationnelle et métier.

Solutions

En 2008, Vivadour a choisi la solution Procure-to-Pay de Determine (anciennement B-Pack) pour sa capacité à s’intégrer dans l’univers des utilisateurs finaux, qui n’utilisent la solution qu’occasionnellement. Ainsi, grâce à son interface intuitive, ceux-ci ont très vite adopté l’outil dans leur quotidien de travail.

Determine a su nous accompagner pour définir ensemble les solutions qui répondraient au mieux aux enjeux de notre organisation.”

Bertrand Drouet – Directeur Trésorerie & Achats Groupe

Résultats

Depuis sa mise en place, Vivadour a constaté de nombreux résultats démontrant la capacité de la Plateforme Determine à répondre à ses besoins et problématiques métiers tout en tenant compte de sa complexité organisationnelle.

  • Un ROI rapide: Sur chaque segment d’achats, Vivadour réalise 10 à 15% d’économies grâce à une meilleure gestion des fournisseurs. Les utilisateurs vérifient directement dans les catalogues référencés si un produit existe ou non et gagnent de ce fait du temps sur la recherche d’informations;
  • Une fonction Achats désormais digitale et structurée dans l’entreprise: de l’émetteur du besoin jusqu’au comptable en passant par l’acheteur et le fournisseur, tous les acteurs de la chaîne Procure-to-Pay sont désormais alignés sur un système d’informations commun;
  • Une visibilité assurée sur l’ensemble du processus achats de la demande d’achats à la facturation: l’émetteur peut à tout moment constater l’état d’avancement de sa demande d’achats. L’acheteur, quant à lui, peut avoir connaissance de manière approfondie de tous les besoins qu’il doit couvrir;
  • Une gestion fournisseurs optimisée: les lois Sapin I&II et sur le Devoir de Vigilance contraignent Vivadour à suivre des règles déontologiques précises. À cet effet, la gestion des fournisseurs a été affinée grâce à la définition de critères de référencement;
  • Une identification plus précise des consommations pour optimiser la gestion des achats du groupe: les utilisateurs se sentent plus impliqués et font plus attention à ce qu’ils achètent;
  • Les informations et les données homogénéisées et regroupées: désormais, les références produits sont accessibles partout pour 100% des clients internes de Vivadour;
  • Un outil évolutif et agile: La flexibilité de Determine a permis de faire évoluer l’outil en fonction de la maturité du projet achats de Vivadour. La coopérative continuera d’évoluer et l’outil s’adaptera à ces changements grâce à son agilité.

Les étapes du projet

Une fois la cartographie des catégories d’achats définie, un déploiement progressif a été mis en place. Une migration du On Premise au Cloud a été effectuée pour étendre la couverture fonctionnelle de l’outil et bénéficier des dernières évolutions.

Migrer vers le Cloud, c’est la garantie de pouvoir bénéficier d’un outil vivant et à jour des dernières évolutions.”

Bertrand Drouet – Directeur Trésorerie & Achats Groupe

Vivadour souhaite désormais développer son portail fournisseurs et leur évaluation grâce à une solution Sourcing qui permettra une meilleure gestion des appels d’offre et des contrats.

Nous sommes à maturité sur le processus « Procure-to-Pay ». Nous allons passer à une nouvelle étape avec la mise en ligne de nouvelles fonctionnalités telles que notation/qualification fournisseurs, certification, appel d’offre structuré, enchère électronique,… Ces dossiers dépassent la cadre stricte du périmètre achat initial et ils seront à disposition des métiers. Notre expertise nous permet maintenant de mettre à disposition l’application achat sur des modules de manière spécifique sans mettre en œuvre l’ensemble de la suite logique. En parallèle la couverture achat doit s’intensifier. L’objectif de productivité est constant et doit même s’intensifier, le contexte agricole est difficile et nous devons réaliser des économies tout en maintenant un bon niveau de service, l’investissement de Vivadour dans sa solution des gestion des achats prends tout son sens. Nous devons maintenir les économies réalisées en amont et lorsque c’est possible travailler à la baisse des coûts.”

Bertrand Drouet – Directeur Trésorerie & Achats Groupe

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